Acuerdo de tratamiento de datos

Este Acuerdo de tratamiento de datos (el «Acuerdo») forma parte de los Términos de servicio de Paw Miaw. Aplica cuando una clínica veterinaria o un negocio de cuidado de mascotas (el «Negocio») usa un espacio de trabajo profesional en Paw Miaw y registra en él datos personales de sus clientes, sus familias y su personal.

Respecto de esos datos, el Negocio es el responsable y Paw Miaw, operado por Alejandro Zamora Hernández, los trata por cuenta del Negocio como encargado. El Negocio acepta este Acuerdo al contratar un plan profesional o crear un espacio de trabajo, y cada vez que sigue usando el Servicio.

1. Qué trata Paw Miaw

Los datos que el Negocio y su personal registran o conectan: nombres y datos de contacto de los clientes, direcciones y datos de acceso a sus casas, mascotas y sus registros, citas, recetas, consentimientos y firmas, facturas y los pagos que el Negocio registra, mensajes con clientes, y las cuentas y la actividad de su personal, incluidos sus chats de Olfato AI y el registro de quién preguntó sobre qué mascota. Paw Miaw los trata solo para prestar el Servicio al Negocio.

Si el Negocio activa Olfato AI, Paw Miaw envía al proveedor de inteligencia artificial que aparece en la sección 8 de la Política de privacidad lo que necesita cada función, como lo detalla la sección 3 de esa Política. Para el resumen, el texto del expediente de una mascota, incluidas las notas internas del equipo, que forman parte del expediente clínico, para quien puede ver expedientes clínicos. Para cada pregunta del chat, la pregunta y el chat hasta ese momento, el nombre del Negocio y sus sucursales, el nombre y el rol de la persona que pregunta y, de lo que esa persona puede ver: los nombres de clientes y mascotas, los nombres y roles del personal, el expediente de una mascota (con sus notas internas) y lo que debe su cliente, las visitas, las cuentas y los pagos con cuánto facturó y cobró cada miembro del personal, el inventario y el libro de control de medicamentos controlados (quién recetó, lote, folio y quién movió cada medicamento), las estancias, los pacientes hospitalizados, los incidentes, los seguimientos y el texto de notas y solicitudes, con los correos y teléfonos detectados en él eliminados. Nunca se envían los campos de contacto de los clientes ni los datos de tarjetas de pago.

Cada chat de Olfato AI es privado del miembro del personal que lo escribió: nadie más en el Negocio, ni los dueños, lo lee en la app. Un chat se elimina 90 días después de su último mensaje, antes si su autor lo elimina, y cuando su autor deja el Negocio, lo quitan o lo suspenden. Paw Miaw exporta un chat solo ante un requerimiento formal, legal o de cumplimiento, y registra cada exportación. El Negocio puede apagar Olfato AI para todo el espacio de trabajo en Ajustes, y sus dueños y administradores, o quien tenga permiso para cambiar roles y accesos, pueden apagar el chat para cualquier miembro del personal.

2. Solo según las instrucciones del Negocio

Las instrucciones del Negocio son estos Términos, la configuración que elige en su espacio de trabajo y lo que su personal hace en él. Paw Miaw no usa estos datos para fines propios, no los vende y no los usa para publicidad. Si Paw Miaw considera que una instrucción infringe la ley, se lo dirá al Negocio.

3. Confidencialidad

Toda persona de Paw Miaw que pueda ver estos datos está obligada a mantenerlos confidenciales. El equipo de soporte abre un espacio de trabajo solo en modo de solo lectura, solo cuando el Negocio pide ayuda o para revisar un problema de seguridad, fraude o abuso, y cada vez queda registrada, como explica la Política de privacidad.

4. Seguridad

Paw Miaw mantiene las medidas descritas en su página de Confianza y seguridad, entre ellas conexiones cifradas, respaldos cifrados, acceso por función y permiso, registros de auditoría de la actividad importante y datos de acceso a las casas cifrados.

5. Otras empresas que tratan los datos

El Negocio autoriza a Paw Miaw a usar los proveedores de servicios enumerados en la sección 8 de la Política de privacidad, cada uno solo para lo que hace. Antes de que un proveedor nuevo empiece a tratar datos del Negocio, Paw Miaw actualizará esa lista y avisará por correo a los propietarios del espacio de trabajo con al menos 15 días de anticipación, salvo en una emergencia. Si el Negocio no está de acuerdo, puede dejar de usar el Servicio.

6. Solicitudes de los clientes del Negocio

El Negocio responde las solicitudes de sus clientes para acceder a sus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerse a su uso. Paw Miaw le ayudará a hacerlo. Si Paw Miaw recibe una de estas solicitudes sobre datos del Negocio, se la hará llegar al Negocio dentro de 5 días hábiles y no la responderá por su cuenta salvo que la ley lo exija.

7. Incidentes de seguridad

Si Paw Miaw confirma un incidente de seguridad que afecte datos del Negocio, avisará a los propietarios del espacio de trabajo sin demora indebida y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, con lo que se sepa, y ayudará al Negocio a informar a sus clientes y a las autoridades como lo exija la ley.

8. Dónde se tratan los datos

Los datos pueden tratarse en México, Estados Unidos y otros países donde operen Paw Miaw o sus proveedores, como explica la sección 10 de la Política de privacidad.

9. Cuando el Negocio se va

Si el plan del Negocio termina, su espacio de trabajo se pausa y no se borra nada. Antes de cerrarlo, el Negocio puede pedir una copia de sus datos escribiendo a support@pawmiaw.com. Cuando el Negocio pide a Paw Miaw eliminar su espacio de trabajo, Paw Miaw elimina sus datos dentro de los 30 días siguientes a la solicitud, salvo lo que la ley le obligue a conservar, y las copias de respaldo vencen dentro de otros 30 días.

10. Demostrar el cumplimiento

Paw Miaw conserva registros de su tratamiento y registros de auditoría de la actividad importante. Una vez al año, previa solicitud por escrito, entregará al Negocio la información razonablemente necesaria para demostrar que se cumple este Acuerdo.

11. De qué es responsable el Negocio

El Negocio es responsable de contar con una base legal para registrar los datos de sus clientes, de darles su propio aviso de privacidad (incluido su uso de Olfato AI, el resumen y el chat, si lo activa), del acceso y las funciones que da a su personal, incluido quién puede usar el chat de Olfato AI y quién ve el registro de quién preguntó, y de lo que su personal hace con los datos.

12. Prelación y contacto

Si este Acuerdo y el resto de los Términos difieren sobre cómo se tratan los datos de los clientes del Negocio, prevalece este Acuerdo. Las preguntas pueden enviarse a support@pawmiaw.com.